Первичная документация в бухгалтерии

Ключевые темы по Бухгалтерии

Основные определения

• Главная бухгалтерская книга
• Первичная документация
• Расчёты в бухгалтерии
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Проводка
• Дебет и Кредит
• Система налогообложения

Финансовая отчётность

• Бухгалтерский баланс
• Отчётный период
• Отчёт о прибылях и убытках
• Отчёт о движении денежных средств
• Отчёт о нераспределённой прибыли
• Отчёт об изменениях капитала

Первичная документация в бухгалтерии — это документы, которыми организация или индивидуальный предприниматель подтверждает факты хозяйственной жизни: покупку, продажу, оказание услуги, выполнение работ, выплату денег, поступление материалов, начисление зарплаты, передачу имущества и другие операции.

Первичные документы нужны для бухгалтерского и налогового учёта, расчётов с контрагентами, внутреннего контроля, аудита и защиты позиции организации при проверках или спорах. Без корректной первички расходы могут быть не приняты к налоговому учёту, вычеты по НДС могут быть оспорены, а хозяйственная операция — признана неподтверждённой.

Правовая основа

Основные требования к первичным учётным документам установлены Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Согласно статье 9 этого закона каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом. Документ может быть составлен на бумаге или в электронном виде и подписан электронной подписью.

После вступления в силу закона № 402-ФЗ организации в большинстве случаев вправе утверждать собственные формы первичных документов. При этом документ должен содержать обязательные реквизиты. Некоторые формы по-прежнему обязательны, если они установлены специальными нормативными актами, например для отдельных кассовых документов.

Обязательные реквизиты

Первичный учётный документ должен позволять однозначно понять, какая операция произошла, когда она была совершена, кто за неё отвечает и в каком объёме она отражается в учёте.

К обязательным реквизитам относятся:

• наименование документа;
• дата составления;
• наименование организации или лица, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального или денежного измерения операции;
• наименование должностей лиц, ответственных за совершение операции и правильность её оформления;
• подписи ответственных лиц с указанием данных, необходимых для их идентификации.

Организация может добавлять дополнительные реквизиты: номер договора, проект, склад, подразделение, заказ, ставку НДС, банковские реквизиты, условия оплаты, идентификатор электронного документа и другие данные, которые нужны для учёта и контроля.

Бумажные и электронные документы

Первичные документы могут оформляться на бумаге или в электронном виде. Электронный документ имеет юридическое значение при наличии электронной подписи и соблюдении требований к обмену, хранению и воспроизведению документа.

На практике электронный документооборот используется для:

• универсальных передаточных документов;
• актов выполненных работ и оказанных услуг;
• счетов-фактур;
• договоров и дополнительных соглашений;
• актов сверки;
• кадровых и расчётных документов, если это допустимо для конкретного вида документа.

При электронном взаимодействии от имени организации может применяться машиночитаемая доверенность. МЧД подтверждает полномочия представителя, который подписывает документы электронной подписью физического лица.

Основные виды первичных документов

Документы по продаже товаров, работ и услуг

К этой группе относятся документы, которые подтверждают реализацию и передачу результата покупателю или заказчику:

• товарная накладная — подтверждает передачу товаров или материальных ценностей;
• акт выполненных работ — подтверждает выполнение работ и принятие результата заказчиком;
• акт оказанных услуг — подтверждает оказание услуги;
• универсальный передаточный документ — может совмещать функции первичного документа и счёта-фактуры;
• счёт-фактура — используется для целей НДС и подтверждения права на налоговый вычет;
• корректировочные документы — оформляют изменение стоимости, количества или условий ранее отражённой операции.

Документы по покупке и расходам

Для подтверждения расходов используются документы поставщиков и внутренние документы организации:

• накладные, акты и УПД от поставщиков;
• кассовые чеки и товарные чеки;
• авансовые отчёты с подтверждающими документами;
• транспортные накладные и экспедиторские документы;
• бухгалтерские справки;
• акты списания материалов, товаров или имущества.

Важно, чтобы расход был не только оплачен, но и документально подтверждён. Оплата сама по себе не всегда доказывает факт получения товара, работы или услуги.

Кассовые документы и чеки

Кассовые операции оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, кассовой книгой и другими документами, предусмотренными порядком ведения кассовых операций.

Кассовый чек формируется контрольно-кассовой техникой при расчётах с покупателями и клиентами. Правила применения ККТ установлены Федеральным законом № 54-ФЗ.

Кассовые документы требуют особенно аккуратного оформления. Ошибки в суммах, подписях, датах и основаниях операции могут привести к претензиям при проверке или внутренней ревизии.

Банковские документы

Банковские операции подтверждаются:

• платёжными поручениями;
• банковскими выписками;
• мемориальными ордерами;
• документами по валютному контролю;
• подтверждениями комиссий и банковских удержаний.

Платёжное поручение само по себе подтверждает распоряжение банку о переводе денег, а банковская выписка подтверждает фактическое движение средств по счёту.

Зарплатные и кадровые документы

Для расчётов с работниками используются кадровые и расчётные документы:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• приказы о приёме, переводе, отпуске и увольнении;
• табели учёта рабочего времени;
• расчётные листки и ведомости;
• документы по больничным, отпускам и командировкам;
• заявления работников и документы по удержаниям.

Часть сведений по временной нетрудоспособности и социальным выплатам сейчас обрабатывается в электронном виде через государственные информационные системы, но бухгалтерия всё равно должна корректно отразить начисления и удержания в учёте.

Внутренние бухгалтерские документы

Не все операции подтверждаются документами от контрагента. Для внутренних операций применяются:

• бухгалтерская справка;
• акт инвентаризации;
• акт списания;
• требование-накладная;
• путевой лист;
• акт ввода в эксплуатацию;
• документы по амортизации, резервам и корректировкам.

Бухгалтерская справка используется, когда нужно обосновать расчёт, исправление, распределение расходов, начисление резерва или иную операцию, для которой нет внешнего первичного документа.

Счёт и первичный документ

Счёт на оплату часто используется в деловой практике, но сам по себе обычно не подтверждает факт поставки товара, выполнения работ или оказания услуг. Он фиксирует предложение оплатить или реквизиты для платежа. Для подтверждения операции обычно требуются накладная, акт, УПД, кассовый чек или иной документ, который отражает фактическое исполнение.

Поэтому при проверке расходов важно отличать документы, которые только сопровождают расчёты, от документов, которые подтверждают сам факт хозяйственной жизни.

Проверка первичных документов

Перед отражением документа в учёте бухгалтерия обычно проверяет:

• наличие обязательных реквизитов;
• соответствие документа договору и фактической операции;
• правильность дат, сумм, НДС и единиц измерения;
• полномочия подписантов;
• корректность реквизитов контрагента;
• отсутствие противоречий между счётом, актом, накладной, платежом и договором;
• наличие подтверждающих документов по расходам.

Для крупных организаций полезно закреплять маршрут согласования документов: кто принимает товар или услугу, кто проверяет юридические условия, кто согласует оплату и кто передаёт документ в бухгалтерию.

Исправления в первичных документах

Ошибки в первичных документах исправляются так, чтобы сохранялась история изменения и было понятно, кто и когда внёс исправление. Для бумажных документов обычно делают корректную исправительную запись, заверяют её подписью ответственных лиц и датой. В электронном документообороте исправление оформляется новым электронным документом или корректировочным документом по правилам конкретного формата.

Для счетов-фактур и УПД, используемых для НДС, применяются специальные правила исправления и корректировки. Неправильный порядок исправления может повлиять на право на вычет НДС или на период признания операции.

Хранение документов

Первичные документы должны храниться в течение сроков, установленных законодательством и внутренними правилами организации. На практике сроки зависят от вида документа, налоговых обязательств, кадрового значения и возможных проверок. Документы, связанные с работниками и оплатой труда, могут иметь более длительные сроки хранения, чем обычные документы по хозяйственным операциям.

Для электронных документов важно хранить не только файл документа, но и подписи, квитанции, служебные сообщения оператора ЭДО и техническую возможность воспроизвести документ в читаемом виде.

Значение для налогового учёта

Первичная документация имеет прямое значение для налогов. Она подтверждает расходы по налогу на прибыль или УСН, право на вычет НДС, расчёты по зарплатным налогам, движение товаров и материалов, обоснованность командировочных и представительских расходов.

Слабые места, которые часто вызывают вопросы:

• документы подписаны лицом без полномочий;
• нет подтверждения фактического выполнения работ или оказания услуг;
• отсутствуют документы по доставке или приёмке;
• даты документов не совпадают с периодом признания расходов;
• в документах есть расхождения по суммам, реквизитам или номенклатуре.

Практический порядок работы

Удобный порядок работы с первичкой может выглядеть так:

1. получить документ от контрагента или ответственного сотрудника;
2. проверить обязательные реквизиты и содержание операции;
3. сопоставить документ с договором, счётом, заявкой или заказом;
4. согласовать документ с ответственным подразделением;
5. отразить операцию в бухгалтерской системе;
6. связать документ с оплатой, складом, проектом или заказом;
7. сохранить бумажный оригинал или электронный комплект;
8. при закрытии месяца провести сверку с контрагентом и внутренними регистрами.

Связанные статьи

• Бухгалтерия
• Вторичные документы в бухгалтерии
• Расчёты в бухгалтерии
• Налог на добавленную стоимость
• Кассовые операции