Расчёты в бухгалтерии

Ключевые темы по Бухгалтерии

Основные определения

• Главная бухгалтерская книга
• Первичная документация
• Расчёты в бухгалтерии
• Оборотно-сальдовая ведомость
• Проводка
• Дебет и Кредит
• Система налогообложения

Финансовая отчётность

• Бухгалтерский баланс
• Отчётный период
• Отчёт о прибылях и убытках
• Отчёт о движении денежных средств
• Отчёт о нераспределённой прибыли
• Отчёт об изменениях капитала

Расчёты в бухгалтерии — это участок бухгалтерского учёта, связанный с начислением, оплатой и контролем обязательств организации перед сотрудниками, контрагентами, бюджетом, банками, подотчётными лицами и другими участниками хозяйственных операций.

Расчёты показывают, кто и сколько должен организации, кому и сколько должна сама организация, какие суммы уже оплачены, какие обязательства просрочены, какие налоги и взносы нужно перечислить и какие документы подтверждают движение денег. Ошибки на этом участке быстро отражаются на отчётности, налогах, кассовых разрывах и отношениях с контрагентами.

Основные виды расчётов

В бухгалтерии обычно выделяют следующие направления расчётов:

• расчёты с работниками по заработной плате и иным выплатам;
• расчёты с подотчётными лицами;
• расчёты с поставщиками и подрядчиками;
• расчёты с покупателями и заказчиками;
• расчёты по налогам, сборам и страховым взносам;
• расчёты по кредитам, займам и процентам;
• расчёты по аренде, лизингу и прочим обязательствам;
• валютные расчёты;
• внутренние расчёты между подразделениями, филиалами или связанными организациями.

Для каждого вида расчётов важны три элемента: документальное основание, правильное отражение в учёте и контроль сроков оплаты или погашения задолженности.

Расчёты с сотрудниками

Расчёты с сотрудниками включают начисление заработной платы, премий, отпускных, больничных, компенсаций, выплат при увольнении, командировочных расходов, удержаний, НДФЛ и страховых взносов.

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца. Конкретные даты устанавливаются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором или трудовым договором.

Для расчётов с сотрудниками используются:

• трудовые договоры и дополнительные соглашения;
• приказы о приёме, переводе, отпуске, командировке и увольнении;
• табели учёта рабочего времени;
• документы по премиям, надбавкам и удержаниям;
• расчётные листки;
• платёжные ведомости или реестры на перечисление зарплаты;
• электронные листки нетрудоспособности и сведения для Социального фонда России.

Выплата зарплаты может производиться наличными через кассу или безналично на банковские счета работников. На практике чаще применяется зарплатный проект или перечисление по реестрам в банк.

НДФЛ и страховые взносы

С выплат физическим лицам организация обычно удерживает НДФЛ и начисляет страховые взносы. Порядок расчёта зависит от вида дохода, налогового статуса получателя, применимых льгот и специальных правил.

С 2025 года в России применяется прогрессивная шкала НДФЛ по основным видам доходов. Поэтому бухгалтерии важно контролировать не только сумму начисления за месяц, но и налоговую базу работника с начала года.

Страховые взносы администрирует ФНС России. Для основной категории плательщиков действует единый тариф страховых взносов: в 2026 году 30% в пределах единой предельной величины базы и 15,1% сверх неё. Предельная база на 2026 год установлена в размере 2 979 000 рублей на физическое лицо.

Большинство налогов и взносов уплачивается через единый налоговый счёт. Это требует контроля сальдо ЕНС, сроков подачи уведомлений и корректности распределения платежей.

Больничные и пособия

Больничный подтверждает временную нетрудоспособность работника. В современной практике листки нетрудоспособности в основном оформляются в электронном виде, а сведения передаются через медицинскую организацию, работодателя и Социальный фонд России.

Размер пособия зависит от среднего заработка, страхового стажа, количества дней нетрудоспособности и установленных законодательством ограничений. Общая логика расчёта такая: определяется средний дневной заработок за расчётный период, затем он умножается на количество дней болезни и корректируется с учётом страхового стажа и предельных величин.

Обычно применяются следующие уровни оплаты по стажу:

• менее 5 лет — 60% среднего заработка;
• от 5 до 8 лет — 80%;
• 8 лет и более — 100%.

Для отдельных случаев действуют специальные правила: больничный по уходу за ребёнком, пособие по беременности и родам, травма на производстве, заболевание после увольнения, нарушение режима лечения и другие ситуации.

Отпуска и отпускные

Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка работника. Для расчёта учитываются выплаты за расчётный период, календарные дни, исключаемые периоды и правила среднего заработка. Бухгалтерия должна проверить приказ на отпуск, график отпусков, период работы, количество дней отпуска и срок выплаты.

Отпускные должны быть выплачены заранее, до начала отпуска. Ошибка в сроке выплаты может привести к трудовому спору и ответственности работодателя.

Командировки

Расчёты по командировкам включают:

• выдачу аванса работнику;
• оплату проезда, проживания и иных подтверждённых расходов;
• начисление суточных;
• проверку авансового отчёта;
• возврат неиспользованного остатка или доплату перерасхода.

Подтверждающими документами могут быть билеты, посадочные талоны, гостиничные документы, чеки, квитанции, служебное задание, приказ о командировке и авансовый отчёт. Конкретный набор документов зависит от внутреннего порядка организации и способа оплаты расходов.

Расчёты с подотчётными лицами

Подотчётные суммы выдаются работнику или иному уполномоченному лицу для оплаты расходов организации. Деньги могут выдаваться наличными, перечисляться на карту работника или расходоваться через корпоративную карту.

Типовой порядок работы с подотчётом:

1. сотрудник получает аванс или оплачивает расходы за счёт собственных средств;
2. собирает подтверждающие документы;
3. составляет авансовый отчёт;
4. бухгалтерия проверяет обоснованность расходов и реквизиты документов;
5. утверждённые расходы отражаются в учёте;
6. остаток возвращается организации или перерасход возмещается сотруднику.

К подотчётным расходам часто относятся командировки, хозяйственные покупки, почтовые расходы, представительские расходы, оплата мелких услуг и приобретение материалов.

Гражданско-правовые договоры

Расчёты по гражданско-правовым договорам отличаются от расчётов по трудовым договорам. По ГПД обычно оплачивается конкретный результат работы или услуги, подтверждённый актом. При этом у организации могут возникать обязанности налогового агента по НДФЛ и плательщика страховых взносов, если выплата относится к облагаемым доходам.

Важно не подменять трудовые отношения гражданско-правовым договором. Если исполнитель фактически работает как штатный сотрудник, соблюдает график, подчиняется внутреннему распорядку и выполняет трудовую функцию, такой договор может быть переквалифицирован.

Расчёты с поставщиками и подрядчиками

Расчёты с поставщиками отражают задолженность организации за полученные товары, работы, услуги, аренду, материалы, оборудование и иные ценности. Основанием служат договоры, счета, накладные, акты, УПД, счета-фактуры, транспортные документы и банковские выписки.

Бухгалтерия контролирует:

• соответствие поставки договору и заказу;
• корректность первичных документов;
• сумму задолженности и срок оплаты;
• авансы поставщикам;
• акты сверки;
• НДС и налоговые вычеты;
• претензии, штрафы, возвраты и корректировки.

Расчёты с покупателями и заказчиками

Расчёты с покупателями показывают дебиторскую задолженность: сколько клиенты должны организации за реализованные товары, работы или услуги. Здесь важны своевременное выставление документов, контроль оплаты, работа с авансами, сверка задолженности и претензионная работа.

Ключевые документы:

• договор и спецификации;
• счёт на оплату;
• накладная, акт или УПД;
• счёт-фактура;
• банковская выписка;
• акт сверки;
• корректировочные документы.

Просроченная дебиторская задолженность ухудшает денежный поток, поэтому бухгалтерия часто участвует в контроле оплат вместе с отделом продаж, юридической службой и руководством.

Банк и платёжный календарь

Банковский участок отвечает за платежи и отражение движения денег по расчётным счетам. Обычный цикл выглядит так: получение основания для оплаты, согласование платежа, формирование платёжного поручения, отправка в банк, получение банковской выписки и отражение операции в учёте.

Платёжный календарь помогает видеть будущие платежи и поступления: зарплату, налоги, аренду, кредиты, поставщиков, авансы, регулярные сервисы и ожидаемую оплату от покупателей. Такой контроль снижает риск кассового разрыва.

Кассовые расчёты

Кассовые расчёты связаны с наличными деньгами. Они оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, кассовой книгой, платёжными ведомостями и другими документами. Для расчётов с покупателями при продаже товаров, работ или услуг обычно применяется контрольно-кассовая техника по правилам закона № 54-ФЗ.

Организация должна соблюдать лимит остатка наличных денег в кассе, если для неё не действует упрощённый порядок, и правильно оформлять выдачу наличных под отчёт, на зарплату, хозяйственные расходы и другие цели.

Валютные расчёты

Валютные операции требуют дополнительного контроля: договора, инвойсы, банковские документы, курсовые разницы, требования валютного законодательства и документы для банка. При расчётах с иностранными контрагентами бухгалтерия должна учитывать дату признания операции, курс валюты, порядок переоценки задолженности и возможные требования валютного контроля.

Расчёты по кредитам и займам

По кредитам и займам бухгалтерия отражает получение денег, начисление процентов, погашение основного долга, комиссии, залоги, поручительства и ковенанты. Важно разделять краткосрочную и долгосрочную задолженность, правильно учитывать проценты и проверять условия договора.

Акты сверки и контроль задолженности

Акт сверки помогает подтвердить взаимные расчёты с контрагентом. Он не заменяет первичные документы, но позволяет выявить расхождения: неоплаченные счета, неотражённые акты, ошибочные платежи, дубли, зачёты и корректировки.

Регулярная сверка полезна перед закрытием года, сменой ответственного менеджера, судебной претензией, списанием задолженности или крупной оплатой.

Типичные ошибки

На участке расчётов часто встречаются следующие ошибки:

• оплата без подтверждающих документов;
• неверное отражение аванса или зачёта;
• несвоевременное удержание НДФЛ;
• неправильный расчёт отпускных или больничных;
• отсутствие авансового отчёта по подотчётным суммам;
• расхождения между актами, счетами и банковскими выписками;
• несвоевременная сверка с контрагентами;
• неправильное отражение валютных курсовых разниц;
• зависшие долги без анализа срока исковой давности.

Связанные статьи

• Бухгалтерия
• Первичная документация в бухгалтерии
• Вторичные документы в бухгалтерии
• Налог на добавленную стоимость
• Страховые взносы во внебюджетные фонды в России